Nous l’avons évoqué dans notre précédente actualité : la facture électronique ne sera pas immédiatement synonyme de gain de temps. Elle ne fera pas non plus disparaître les travaux de clôture comptable.

Dans certains groupes internationaux, la remontée des comptes est attendue dès le 5 janvier. Ce délai très court peut rapidement transformer les premiers jours de l’année en course contre la montre.

Pourtant, la clôture annuelle n’est pas condamnée à être vécue dans l’urgence. Avec une méthode adaptée et des contrôles répartis tout au long de l’année, elle peut devenir beaucoup plus sereine.

Cette actualité ouvre une série consacrée à la préparation de la clôture annuelle. Au fil des prochaines publications, nous reviendrons sur les principaux travaux à anticiper et sur les bonnes pratiques à mettre en place.

Deux entreprises, une même échéance et deux clôtures très différentes

J’ai accompagné deux entreprises confrontées à la même obligation : transmettre leurs comptes au groupe au plus tard le 5 janvier.

Dans la première, la clôture s’est déroulée sereinement. Nous avions terminé le 4 janvier au soir.

Dans la seconde, le résultat n’a pu être transmis que le 5 janvier au soir, après plusieurs nuits particulièrement courtes.

La différence entre ces deux entreprises ? L’anticipation

Les deux entreprises devaient respecter le même délai. Pourtant, l’une avait préparé les principaux travaux en amont, tandis que l’autre devait encore résoudre de nombreux sujets au moment de la clôture.

Ce n’est donc pas uniquement le délai qui rend une clôture difficile. C’est surtout tout ce qui n’a pas été traité avant d’y arriver.

Pourquoi la clôture devient-elle une source de stress ?

Chaque année, le même scénario se répète dans de nombreuses entreprises : recherche urgente de justificatifs, écritures que l’on ne parvient plus à expliquer, délais qui se resserrent et dirigeant qui attend ses comptes.

La clôture annuelle devient alors une épreuve chronophage et anxiogène. Elle devrait pourtant être l’aboutissement d’un travail préparé tout au long de l’exercice.

L’accumulation de petits sujets laissés en attente

Ce qui complique une clôture n’est presque jamais la seule technicité comptable. Les difficultés proviennent davantage de l’accumulation de sujets apparemment secondaires :

• un compte d’attente jamais soldé ;

• un rapprochement bancaire repoussé au mois suivant ;

• une facture égarée ;

• une ou plusieurs immobilisations non enregistrées ;

• des réconciliations de comptes jamais réalisées ;

• des opérations intragroupe non rapprochées ;

• une écriture devenue difficile à justifier plusieurs mois plus tard.

Pris séparément, ces éléments paraissent anodins. Additionnés, ils transforment la clôture en période de tension — avec, à la clé, quelques nuits blanches et une consommation de café difficilement raisonnable.

Anticiper grâce à un rétroplanning précis

Cette situation n’est pas une fatalité. Elle peut être évitée grâce à une méthode simple : partir de la date de remise des comptes et remonter dans le temps.

Le rétroplanning permet de déterminer ce qui doit être réalisé, à quelle date et par quelle personne.

Planifier les principaux travaux de clôture

Selon l’activité et l’organisation de l’entreprise, le rétroplanning peut notamment intégrer :

• la réalisation de l’inventaire physique ;

• les rapprochements bancaires ;

• le lettrage et la justification des comptes ;

• la mise à jour du registre des immobilisations ;

• la collecte des factures et des autres justificatifs ;

• la réconciliation régulière des comptes intragroupe ;

• la transmission des pièces au cabinet comptable.

Désigner un responsable pour chaque tâche

Une date ne suffit pas. Chaque tâche doit être confiée à une personne clairement identifiée.

Un rétroplanning sans responsable désigné a peu de chances d’être respecté. À l’inverse, lorsque chacun connaît son rôle et son échéance, les oublis sont moins nombreux et les éventuels retards sont repérés plus rapidement.

Mettre en place une « clôture en continu »

Il n’y a pas de miracle : il est difficile d’établir sereinement, en trois jours, les comptes d’une entreprise réalisant plusieurs millions d’euros de chiffre d’affaires si aucun contrôle n’a été effectué pendant l’année.

La solution consiste à adopter une logique de clôture en continu.

Au lieu d’attendre le 31 décembre pour tout vérifier, l’entreprise traite chaque mois les sujets qui devront, de toute façon, être contrôlés lors de la clôture annuelle.

Répartir les contrôles sur l’ensemble de l’année

Certains inventaires physiques peuvent être réalisés avant la fin de l’exercice, à condition de suivre précisément les mouvements intervenus entre la date du comptage et celle de la clôture.

De nombreux autres travaux peuvent également être anticipés :

• solder régulièrement les comptes d’attente ;

• contrôler les comptes courants d’associés ;

• identifier les charges récurrentes restant à payer ;

• examiner les créances anciennes ;

• effectuer les rapprochements bancaires chaque mois ;

• mettre à jour le registre des immobilisations au fil des acquisitions et des cessions ;

• rapprocher régulièrement les opérations intragroupe.

Cette organisation ne crée pas nécessairement davantage de travail. Elle permet surtout de mieux le répartir et de traiter les anomalies lorsqu’elles sont encore faciles à comprendre et à documenter.

Une clôture bien préparée peut aussi coûter moins