La boîte à chaussures, la clé USB ou encore le lien de téléchargement valable seulement deux heures… Dans les cabinets comptables, nous connaissons bien les différentes méthodes utilisées par les clients pour transmettre leurs documents.

Avec l’arrivée de la facture électronique, certains pensaient peut-être voir disparaître ces pratiques. Les plus optimistes envisageaient même de réserver quelques week-ends prolongés pour profiter de l’été indien, puisque la comptabilité allait désormais se traiter toute seule…

Il faudra probablement attendre encore un peu avant de prendre les billets pour Majorque !

La facture électronique est entrée en vigueur le 1er septembre 2026

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir leurs factures électroniques par l’intermédiaire d’une plateforme agréée.

Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent également émettre leurs factures sous cette forme.

Les TPE, PME et microentreprises disposent toutefois d’un délai supplémentaire. Elles devront obligatoirement émettre leurs factures électroniques à compter du 1er septembre 2027.

Cette réforme doit, à terme, faciliter les échanges, réduire la saisie manuelle et améliorer la traçabilité des factures. Mais pendant la période de transition, les entreprises et les cabinets comptables devront encore composer avec plusieurs sources de documents.

Plusieurs circuits de réception vont continuer à coexister

Les factures reçues sur la plateforme agréée

Les factures électroniques entrant dans le champ de la réforme seront reçues sur la plateforme agréée choisie par l’entreprise. Ce nouveau canal devrait progressivement devenir le principal point d’entrée des factures professionnelles.

Les factures reçues par courriel ou sur un portail fournisseur

Jusqu’au 1er septembre 2027, les fournisseurs qui ne sont pas encore soumis à l’obligation d’émission pourront continuer à transmettre certaines factures sous leur forme habituelle.

Les entreprises recevront donc encore des factures PDF par courriel. Elles devront également continuer à télécharger certains documents sur les portails propres à leurs fournisseurs.<

Les factures étrangères et les justificatifs papier

Les factures étrangères et certaines opérations situées hors du champ de la facturation électronique française continueront à suivre des circuits particuliers.

Quelques tickets et justificatifs papier risquent également de circuler encore quelque temps. La fameuse boîte à chaussures n’est donc peut-être pas totalement condamnée.

Une simplification qui peut commencer par ajouter de la complexité

Paradoxalement, une réforme conçue pour simplifier la gestion administrative risque, dans un premier temps, d’ajouter une petite couche de complexité.

La coexistence de plusieurs canaux peut notamment entraîner :

-des factures oubliées dans une boîte électronique ;

-des documents difficiles à retrouver ;

-des doublons entre la plateforme et les factures transmises manuellement ;

-des retards dans le contrôle, la comptabilisation ou le paiement des factures.

La technologie ne fera donc pas tout. Pour profiter réellement de la simplification annoncée, chaque entreprise devra mettre en place une organisation claire.

Comment préparer son entreprise à cette période de transition ?

Centraliser les différentes sources

L’entreprise doit commencer par recenser tous les endroits où arrivent ses factures : plateforme agréée, boîtes électroniques, courrier, portails fournisseurs ou logiciel métier.

Définir les responsabilités

Il faut ensuite déterminer qui récupère les factures, qui les contrôle, qui les valide et qui autorise leur règlement.

Mettre en place un contrôle des doublons

Pendant la transition, une même facture pourrait être reçue sur la plateforme puis transmise une seconde fois par courriel. Un contrôle régulier sera indispensable pour éviter une double comptabilisation ou un double paiement.

Notre rôle ne consiste pas seulement à vous aider à choisir un outil. Nous vous accompagnons également dans l’organisation de vos circuits de réception, la prévention des doublons et la formation de vos équipes.

La facture électronique constituera certainement un progrès. Mais ses bénéfices dépendront de la qualité de l’organisation mise en place au sein de chaque entreprise.

En attendant, gardons encore quelques boîtes à chaussures… et reportons peut-être Majorque ou Chypre à l’année prochaine !